Zgodnie z § 19 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz. U. Nr 212, poz. 1338 oraz z 2010 r. Nr 252, poz. 1694) kopie dokumentów sporządzanych przez kasę na nośniku papierowym, potwierdzających dokonanie do dnia 31 grudnia 2011 r. sprzedaży podatnicy są obowiązani przechowywać nie krócej niż przez okres dwóch lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż.

Powyższy przepis wskazuje, że kopia paragonu papierowego dokumentująca sprzedaż musi być przechowywana przez podatnika co najmniej przez okres 2 lat po roku w którym dokonano sprzedaży. Oznacza to, że jeżeli podatnik dokonał sprzedaży na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, bądź też na rzecz rolnika ryczałtowego w lutym 2011 r., a sprzedaż taka została potwierdzona paragonem, to taka kopia paragonu powinna być przechowywana przez podatnika co najmniej do 31 grudnia 2013 r. W stosunku do ww. paragonów nie będzie miał więc zastosowania art. 112 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.), zgodnie z którym podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Jednakże w sytuacji, w której podatnicy przy zastosowaniu kas rejestrujących wystawiają oryginały i kopie faktur, to w myśl § 19 ust. 2 ww. rozporządzenia skrócony okres przechowywania nie dotyczy kopii faktur wystawianych przy zastosowaniu kas. W takiej sytuacji podatnicy powinni przechowywać faktury przez okres wskazany w ww. art. 112 ustawy o podatku od towarów i usług oraz w § 21 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360), zgodnie z którym podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Należy jednak zauważyć, że przepis § 19 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania ma zastosowanie jedynie do paragonów wystawionych do końca 2011 r. Co w takiej sytuacji z przechowywaniem paragonów wystawionych po tej dacie.

Odpowiedź na to pytanie znajdziemy w nowym rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 24 czerwca 2011 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania. Zgodnie z nowym brzmieniem § 19 ust. 1 zmienianego rozporządzenia kopie dokumentów kasowych sporządzanych przy zastosowaniu kasy na nośniku papierowym, potwierdzających dokonanie do dnia 31 grudnia 2012 r. sprzedaży, podatnicy obowiązani są przechowywać nie krócej niż przez okres 2 lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż. Z przepisu tego wynika, że skrócony okres przechowywania paragonów ustawodawca wydłużył o kolejny rok. Jeśli podatnik w 2012 r. dokona sprzedaży przy zastosowaniu kasy, to paragon potwierdzający taką transakcję będzie musiał być przechowywany co najmniej do końca 2014 roku.

Dodać należy, że ww. zmiana przepisów wejdzie w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia rozporządzenia z dnia 24 czerwca 2011 r. w Dzienniku Ustaw.