Świadczenie z tytułu zwróconych kosztów za nocleg stanowi dla pracownika niebędącego w podróży służbowej – przychód, który nie korzysta ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. Poz. 361 ze zm, dalej: u.p.d.o.f.). Takie stanowisko zajął Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 1 kwietnia 2014r., ILPB1/415-76/14-2/AG.

Organ w uzasadnieniu interpretacji wskazał, iż powyższe zwolnienie obejmuje zatem diety i inne świadczenia otrzymane przez pracownika za czas podróży służbowej, do wysokości określonej w odrębnych przepisach. Oznacza to, że zwolnienie przysługuje wyłącznie pod warunkiem, że pracownik odbywa podróż służbową w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm., dalej: k.p.). Pracodawca wysyłając pracownika w podróż służbową zobowiązany jest wypłacić pracownikowi dietę oraz inne należności na pokrycie kosztów z nią związanych. W przypadku, gdy pracownik nie jest w podróży służbowej, pracodawca nie jest zobowiązany do wypłaty tychże należności. Zatem, zwrot kosztów noclegu stanowi wówczas świadczenie ze strony pracodawcy na rzecz pracownika, które nie korzysta ze zwolnienia zawartego w wyżej cytowanym art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) u.p.d.o.f..
Wydaje się że takie stanowisko organu prowadzi do nieuzasadnionego zróżnicowania sytuacji  pracowników odbywających podróże służbowe w rozumieniu przepisów k.p. oraz tzw. pracowników mobilnych. Z punktu widzenia obowiązku jakim jest konieczność odbycia wyjazdu służbowego i wiążącej się z tym konieczności odbycia noclegu brak jest podstaw do ich odmiennego traktowania na gruncie u.p.d.o.f. Pracownicy mobilni pomimo że nie będą odbywać de iure podróży służbowych powinni być traktowani na równi z pracownikami odbywającymi takie podróże, skoro nocleg - w obrębie obszaru stanowiącego, zgodnie z umową o pracę, miejsce wykonywania pracy - będzie nieodłącznym elementem prawidłowego realizowania przez nich obowiązków pracowniczych na rzecz pracodawcy. Wydatki związane z noclegami nie będą miały żadnego związku z celami osobistymi pracownika, a wyłącznie oraz bezpośrednio z celami służbowymi.
Należy również zwrócić uwagę iż omawiany koszt noclegu, który będzie ponoszony wyłącznie w interesie pracodawcy oraz w celu osiągnięcia przez niego przychodów nie może być uznany za składnik przychodu pracownika (w rozumieniu przepisu art. 12 u.p.d.o.f.), pomimo że pracownik nie będzie odbywać de iure podróży służbowej, bowiem nocleg - w obrębie obszaru stanowiącego, zgodnie z umową o pracę, miejsce wykonywania pracy - będzie nieodłącznym elementem prawidłowego realizowania przez niego obowiązków pracowniczych na rzecz pracodawcy (przepis art. 22 § 1 k.p.), a zarazem wydatki te nie będą miały żadnego związku z celami osobistymi pracownika. Takie stanowisko znajduje również potwierdzenie w orzecznictwie sądów administracyjnych (wyroki WSA w Warszawie: z 7 marca 2013 r., III SA/Wa 2642/12 i z 18 czerwca 2012 r., III SA/Wa 2629/11). Sąd w sposób klarowny wskazuje, iż zapłata przez pracodawcę kosztu noclegu pracownika wykonującego swoje obowiązki w miejscu określonym w umowie o pracę (poza siedzibą firmy oraz miejscem zamieszkania pracownika) jest racjonalnym wydatkiem firmy związanym z realizacją określonych celów gospodarczych. Wydatek ten ponoszony w interesie pracodawcy, stanowiący koszt działalności gospodarczej, poniesiony w celu osiągnięcia przychodów, nie może być uznany za element przychodu pracownika. Przyjęcie odmiennego stanowiska prowadziłoby do paradoksalnego wniosku, że wartość związanych z obowiązkami pracownika wydatków pracodawcy w postaci m.in. materiałów biurowych, zużytego prądu, wydatków związanych z eksploatacją samochodu służbowego itp. powinna być proporcjonalnie przypisywana do przychodów pracowników z tytułu stosunku pracy – jako nieodpłatne świadczenie otrzymane przez pracowników.
Reasumując, analizowana interpretacja jest wyjątkowo niekorzystna dla podatników będących pracownikami mobilnym. Zawarty w niej pogląd, iż zrefundowany koszt noclegu stanowi przychód dla pracownika prowadzi do dyskryminacji pracowników, których miejsce pracy jest określone jak obszar całego kraju. Nocleg w hotelu związany jest wyłącznie z potrzebami pracodawcy. Ponadto, pracownik i tak musi ponosić wydatki na utrzymanie swojego stałego miejsce zamieszkania. Aby uniknąć tego typu niekorzystnych dla podatników interpretacji najlepszym rozwiązaniem byłaby nowelizacja art. 21 ust. 1 pkt 16 u.p.d.o.f., mająca na celu rozszerzenie jego zakresu i uwzględnienia w nim wprost zwolnienia dla pracowników wykonujących pracę mobilną.


Aneta Nowak-Piechota
Maciej Bzdurski