Rozporządzenie określa techniczne warunki przekazywania przez podatników ksiąg podatkowych prowadzonych przy użyciu programów komputerowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych, w postaci elektronicznej (Jednolity Plik Kontrolny- dalej JPK) odpowiadającej strukturze logicznej dostępnej w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego Ministra Finansów. Powyższe obowiązki zostały wprowadzone do ustawy Ordynacja podatkowa ustawą z dnia 10 września 2015 r. o zmianie ustawy - Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz.U.2015.1649), którą wprowadzono nowy przepis art. 193a ustawy Ordynacja podatkowa wchodzący w życie z dniem 1 lipca 2016 r.

Z art. 193a § 1 ustawy Ordynacja podatkowa wynika, że podatnicy są zobowiązani na żądanie organów podatkowych do przekazania całości lub części tych ksiąg oraz dowodów księgowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych. Obowiązek ten dotyczyć będzie następujących struktur (księgi rachunkowe, wyciąg bankowy, magazyn, faktur VAT, podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz ewidencji przychodów).

Od 1 lipca 2016 r. przekazywanie tych struktur będzie dotyczyło jedynie dużych podatników. Średni, mali i mikro przedsiębiorcy będą zobowiązani przekazywać te struktury na żądanie od 1 lipca 2018 r. Odroczenie tego obowiązku dla średnich, małych i mikro przedsiębiorców wynika z art. 29 z ww. ustawy z dnia 10 września 2015 r. Jednakże przekazywanie ww. struktur JPK na żądanie organów skarbowych będzie warunkowane prowadzeniem do 1 lipca 2016 r. dla dużych przedsiębiorców i od 1 lipca 2018 r. dla średnich, małych i mikro przedsiębiorców ksiąg podatkowych przy użyciu programów komputerowych. Oznacza to, że podatnicy nie są zobowiązani do przekazywania JPK na żądanie organów skarbowych jeżeli od tych dat (tj. od 1 lipca 2016 r. dla dużych podatników oraz od 1 lipca 2018 r. dla pozostałych) nie będą prowadzili ksiąg podatkowych przy użyciu programów komputerowych. Przekazywanie ksiąg podatkowych będzie odbywało się, jak wskazano wyżej na żądanie, za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych. Podatnicy będą uprawnieni do przekazania żądanych struktur JPK za pomocą sieci internet (tu niezbędny będzie kwalifikowany podpis elektroniczny) lub na informatycznym nośniku danych np. na dysku CD, DVD, czy pamięci USB (w tych przypadkach kwalifikowany podpis elektroniczny nie będzie konieczny).

Inaczej jednak przedstawia się przekazywanie ostatniej struktury JPK – ewidencja zakupu i sprzedaży VAT. Ta struktura podobnie jak poprzednie miała być przekazywana jedynie na żądanie organów skarbowych. Jednakże w wyniku nowelizacji ustawy Ordynacja podatkowa ustawą z dnia 13 maja 2016 r. o zmianie ustawy - Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz.U.2016.846) wprowadzono do ww. ustawy art. 82 § 1b, który obliguje wszystkich podatników do przekazywania tej struktury (bez żądania) za okresy miesięczne w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu, wskazując miesiąc, którego ta informacja dotyczy. Przepis ten wchodzi w życie z dniem 1 lipca 2016 r. Nie oznacza to, że wszyscy podatnicy będą zobowiązani do przekazywania JPK dla celów VAT od 1 lipca 2016 r. Dotyczyć będzie to jedynie dużych przedsiębiorców, którzy prowadzą księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych. Średni i mali przedsiębiorcy będą mieli taki obowiązek od dnia 1 stycznia 2017 r. (jeżeli będą prowadzić księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych). Natomiast mikro przedsiębiorcy będą zobowiązani przekazywać JPK dla celów VAT od dnia 1 stycznia 2018 r. Inne terminy dla średnich, małych i mikro przedsiębiorców przekazywania JPK VAT wynikają z art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 13 maja 2016 r. Od tej daty (1 stycznia 2018 r.) wszyscy podatnicy podatku VAT czynni (podatnicy zwolnieni podmiotowo i wykonujący wyłącznie czynności zwolnione przedmiotowo nie będą mieli takich obowiązków) będą musieli przekazywać JPK dla celów VAT comiesięcznie do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu. Obowiązek przekazywania JPK VAT od 1 stycznia 2018 r. przez wszystkich podatników czynnych jest związany z dodaniem od 1 stycznia 2018 r. ustępu 8a w art. 109 ustawy o VAT, z którego wynika, że od tej daty wszyscy podatnicy VAT czynni są zobowiązani prowadzić ewidencje przy użyciu programów komputerowych.

Obowiązek comiesięcznego przesyłania JPK będzie ciążył na podatnikach rozliczających się kwartalnie, jak również na tych którzy zawieszą działalność gospodarczą. Jedyną formą przekazywania pliku JPK dla celów VAT będzie droga internetowa (nie będzie można przesyłać tej struktury na zewnętrznych nośnikach danych), co w konsekwencji spowoduje konieczność posiadania przez wszystkich podatników VAT czynnych bezpiecznego podpisu elektronicznego. Należy pamiętać, że w celu złożenia JPK VAT w imieniu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej konieczne jest legitymowanie się przez osobę składającą podpis elektroniczny pełnomocnictwem sporządzonym na formularzu UPL-1. Natomiast formularz ten trzeba złożyć w formie papierowej. Pełnomocnictwo na druku UPL-1 jest ważne dla wszystkich rodzajów deklaracji, zeznań i informacji składanych w formie elektronicznej przez cały okres, na jaki zostało ustanowione.

Wojciech Zajączkowski