Rozporządzenie jest następstwem ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym, która weszła w życie z dniem 18 kwietnia 2019 r. Ustawa określa zasady przesyłania drogą elektroniczną ustrukturyzowanych faktur elektronicznych. Na mocy ww. ustawy zamawiający (podmioty publiczne) są zobowiązani do odbierania od wykonawców ustrukturyzowanych faktur elektronicznych przesłanych za pośrednictwem Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF), która jest dostępna pod adresem www.efaktura.gov.pl. W konsekwencji zamawiający są obowiązani do posiadania konta na platformie, z której korzystanie jest bezpłatne.

Rozporządzenie zostało wydane na podstawie delegacji ustawowej zawartej w art. 9 ust. 2 ww. ustawy, zgodnie z którym minister właściwy do spraw gospodarki określi, w drodze rozporządzenia, listę innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych, które mogą być przesyłane za pośrednictwem platformy, uwzględniając rodzaje dokumentów stosowanych przez zamawiających i wykonawców w związku z realizacją zamówień publicznych.

W świetle § 1 ww. rozporządzenia ustrukturyzowanymi dokumentami elektronicznymi, poza fakturą elektroniczną, które mogą być przesyłane za pośrednictwem PEF są:

1. zlecenie dostawy (zamówienie);
2. awizo dostawy;
3. potwierdzenie odbioru;
4. faktura korygująca;
5. nota księgowa.

Powyższe dokumenty to dokumenty o charakterze logistycznym, dokumentujące poszczególne czynności stron umowy w trakcie jej realizacji. Dokumenty te mają charakter tzw. kontroli biznesowych dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług, o których mowa w art. 106m ust. 4 ustawy o VAT.

W myśl art. 4 ust. 4 ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym zamawiający i wykonawca mogą wysyłać i odbierać inne ustrukturyzowane dokumenty elektroniczne za pośrednictwem platformy, jeżeli druga strona wyrazi na to zgodę. W odróżnieniu więc od faktur ustrukturyzowanych zamawiający (podmiot publiczny) może, ale nie ma obowiązku odbierać inne ustrukturyzowane dokumenty elektroniczne za pośrednictwem platformy. Lista tych dokumentów została opublikowana w omawianym rozporządzeniu.

Należy przypomnieć, że zamawiający od 18 kwietnia 2019 r. mają ustawowy obowiązek odbierania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych dla zamówień publicznych powyżej progu zamówienia 30.000 euro. Dla zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro stosowanie przepisów dotyczących odbioru faktur elektronicznych nastąpi z dniem 1 sierpnia 2019 r.

Należy również wskazać, że format ustrukturyzowanych dokumentów, w tym faktur to format xml. Nie jest natomiast elektronicznym formatem ustrukturyzowanym format plików PDF, JPEG, TIFF, czy HTML.

Rozporządzenie wejdzie w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia, tj. z dniem 24 maja 2019 r.

Wojciech Zajączkowski