W transakcjach „eksportu” usług polscy podatnicy są zobowiązani do ustalania, czy podatnik z Unii Europejskiej jest podatnikiem VAT. Najczęstszym sposobem sprawdzenia tej informacji jest strona internetowa systemu VIES, na której można zweryfikować potwierdzenie numeru VAT podatnika-kontrahenta z UE. Na tej stronie internetowej nie zawsze jednak są dostępne wszelkie dane dotyczące naszego kontrahenta. Najczęściej brak jest nazwy i adresu usługobiorcy. Jednakże możliwe jest również odstąpienie od szukania kontrahenta na stronie VIES, o ile usługodawca w inny sposób jest w stanie udowodnić, że usługobiorca jest podatnikiem w swoim kraju. Polskie przepisy, w szczególności art. 28a ustawy o podatku od towarów i usług nie nakładają na podatnika obowiązku poszukiwania w systemie VIES numeru VAT swojego kontrahenta. Z przepisów nie wynika również, aby świadczenie usług na rzecz usługobiorcy z innego państwa członkowskiego, który nie jest zarejestrowany w systemie VIES, ale jest podatnikiem VAT, mogło być przeszkodą w uznaniu takiego świadczenia za „eksport” usług.

W przepisie art. 18 rozporządzenia wykonawczego Rady (UE) NR 282/2011 z dnia 15 marca 2011 r. ustanawiającego środki wykonawcze do dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE.L.2011.77.1), który wchodzi w życie z dniem 1 lipca 2011 r., ustawodawca unijny wskazał nowe sposoby identyfikowania i potwierdzania podatników spoza terytorium kraju, w sytuacjach w których miejsce świadczenia tych usług znajduje się poza terytorium kraju.

Zgodnie z art. 18 ust. 1 lit a ww. rozporządzenia o ile usługodawca nie ma odmiennych informacji, może uznać, że usługobiorca prowadzący działalność gospodarczą na terytorium Wspólnoty ma status podatnika, gdy usługobiorca przekazał mu swój indywidualny numer identyfikacyjny VAT i usługodawca uzyska potwierdzenie ważności tego numeru identyfikacyjnego, a także nazwiska/nazwy i adresu przypisanych temu numerowi zgodnie z art. 31 rozporządzenia Rady (WE) nr 904/2010 z dnia 7 października 2010 r. w sprawie współpracy administracyjnej oraz zwalczania oszustw w dziedzinie podatku od wartości dodanej.

Natomiast w myśl art. 18 ust. 1 lit b ww. rozporządzenia, jeżeli usługodawca nie ma odmiennych informacji, może również uznać, że usługobiorca prowadzący działalność gospodarczą na terytorium Wspólnoty ma status podatnika, gdy usługobiorca nie otrzymał jeszcze indywidualnego numeru identyfikacyjnego VAT, ale poinformował usługodawcę, że zwrócił się z wnioskiem o jego nadanie i usługodawca uzyska dowolny inny dowód potwierdzający, że usługobiorca jest podatnikiem lub osobą prawną niebędącą podatnikiem, w stosunku do której wymagana jest identyfikacja do celów VAT, oraz jeżeli dokona w rozsądnym zakresie weryfikacji rzetelności przedstawionych przez usługobiorcę danych za pomocą zwykłych, handlowych środków bezpieczeństwa, takich jak środki dotyczące kontroli tożsamości lub płatności.

Chociaż podane przez unijnego ustawodawcę sposoby weryfikacji podatników z UE nie są obligatoryjne, to jednak podatnik pragnący się uwolnić na przyszłość z problemów związanych z identyfikacją usługobiorcy (w jego wyniku „eksport” usług może „przerodzić” się w toku postępowania podatkowego w transakcję krajową, co wiązać się może z koniecznością zapłaty podatku VAT na terytorium kraju) powinien stosować się do wskazanego wyżej art. 18 rozporządzenia. W tym celu podatnik powinien starać się uzyskać od kontrahenta z UE jego NIP UE, a następnie powinien potwierdzić dane tego kontrahenta na stronie systemu VIES i ustalić, czy jest on podatnikiem zarejestrowanym. Jednakże z przepisu art. 18 ust. 1 lit a ww. rozporządzenia wynika, że w takiej sytuacji podatnik powinien posiadać nie tylko potwierdzony ważny NIP UE, ale również zweryfikować w systemie VIES nazwę i adres kontrahenta. Ponieważ, jak wyżej wskazano, na stronie internetowej VIES nie zawsze są dostępne wszelkie dane dotyczące naszego kontrahenta, w takiej sytuacji konieczne będzie potwierdzanie pełnych danych, tj. NIP UE kontrahenta, jego nazwy i adresu w Biurze Wymiany Informacji Podatkowych Izby Skarbowej w Poznaniu, 62-510 Konin, ul. Poznańska 46. Informacje takie można uzyskać składając do Konina druk VAT-ID „wniosek o potwierdzenie zidentyfikowania podmiotów z terytorium państw członkowskich wspólnoty europejskiej na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych”. Należy również dodać, że w myśl art. 18 ust. 2 ww. rozporządzenia o ile usługodawca nie ma odmiennych informacji, może uznać, że usługobiorca prowadzący działalność gospodarczą na terytorium Wspólnoty ma status osoby niebędącej podatnikiem, jeżeli wykaże, że ten usługobiorca nie przekazał mu swojego indywidualnego numeru identyfikacyjnego VAT. Tak więc nieprzekazanie numeru identyfikacyjnego VAT przez usługobiorcę usługodawcy może spowodować opodatkowanie świadczenia takiej usługi podatkiem VAT w kraju usługodawcy. Oczywiście ww. przepisy dotyczą również sytuacji, gdy to polski podatnik jest nabywcą usług od podatników spoza Polski.