Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w indywidualnej interpretacji z dnia 3 października 2011 r. Nr ILPP4/443-484/11-4/ISN rozstrzygnął o prawidłowości faktur wystawianych, przesyłanych i przechowywanych w formie elektronicznej oraz prawie do odliczenia podatku naliczonego zawartego w tych fakturach.

Z pytaniem do organu podatkowego zwróciła się Spółka, która zamierza wystawiać na rzecz kontrahenta, przechowywać oraz odbierać od kontrahentów faktury VAT w formie elektronicznej, w formacie PDF. Spółka wskazała, że będzie wystawiać faktury elektroniczne dopiero po uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, o której mowa w § 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2010 r. Nr 249, poz. 1661). Obsługiwany przez Spółkę system księgowy będzie generował fakturę w standardowym formacie PDF, który, w jej ocenie, zapewnia autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury, zgodnie z § 4 rozporządzenia. Wygenerowana faktura w formie elektronicznej będzie zapisywana na dysku sieciowym Spółki oraz przesyłana kontrahentowi za pomocą poczty elektronicznej za potwierdzeniem jej odbioru. Po zakończeniu miesiąca taka faktura zostanie przeniesiona do archiwum, z możliwością jedynie jej odczytu. W przypadku odbioru faktur w formie elektronicznej w formacie standardowego pliku PDF, będą one przychodziły na dedykowany adres poczty elektronicznej Spółki od różnych jej kontrahentów, po uprzedniej akceptacji takiej formy przesyłania faktur przez nią. Będą one, tak jak w przypadku faktur wystawianych przez Spółkę w formie elektronicznej, w oryginalnym formacie, przechowywane na jej dysku sieciowym. Po zakończeniu miesiąca faktury te będą przenoszone do archiwum jedynie z opcją odczytu. Przechowując faktury Spółka, ze względów porządkowych, zamierza jedynie dokonywać zmiany nazwy pliku - tak, aby fakturom zakupowym nadać kolejny numer porządkowy w rejestrze zakupów.

Spółka zadała następujące pytania:

1. Czy przedstawiona przez Spółkę w stanie przyszłym forma wystawiania (PDF) oraz przesyłania faktur sprzedażowych (poczta elektroniczna za potwierdzeniem odbioru) spełnia wymogi, o których mowa w przepisach rozporządzenia? 2. Czy przedstawiona przez Spółkę w stanie przyszłym forma odbioru oraz przechowywania faktur elektronicznych, dotyczących zakupów, będzie jej umożliwiała realizację prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego w tych fakturach? 3. Czy proponowany przez Spółkę system przechowywania faktur jest prawidłowy oraz czy ma ona prawo do zmiany nazwy pliku, w którym będzie mieściła się treść faktury elektronicznej tak, aby nadać jej kolejny numer w rejestrze zakupów (mając na uwadze wymóg z § 6 rozporządzenia)?