W celu ustalenia czy nabywca jest podatnikiem czynnym ministerstwo finansów z końcem czerwca 2015 r. udostępniło podatnikom możliwość sprawdzania kontrahentów online. Usługa jest skierowana w pierwszej kolejności do podatników stosujących mechanizm odwrotnego obciążenia w odniesieniu do towarów wymienionych w załączniku nr 11 do ustawy o VAT. Dostępna jest pod adresem https://pfr.mf.gov.pl/?link=vat (jeżeli strona się nie otworzy należy wkleić adres do przeglądarki). Podatnicy mogą sprawdzić, czy ich kontrahenci są czynnymi podatnikami VAT. Pytający otrzyma 1 z 3 następujących komunikatów:

• Podmiot o podanym identyfikatorze podatkowym NIP nie jest zarejestrowany jako podatnik VAT
• Podmiot o podanym identyfikatorze podatkowym NIP jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny
• Podmiot o podanym identyfikatorze podatkowym NIP jest zarejestrowany jako podatnik VAT zwolniony

Podana strona daje możliwość wydruku zwracanego komunikatu wskazującego status podmiotu w VAT.

Z ostrożności przy każdorazowym weryfikowaniu kontrahenta, choć przepisy nie ustanawiają takiego obowiązku, należy wydrukować komunikat lub zapisać go w formie elektronicznej i zachować go w dokumentacji firmy.

Otrzymanie i ewentualnie zachowanie wskazanego komunikatu dotyczącego nabywcy potwierdzi jedynie, że podmiot o podanym NIP jest podatnikiem czynnym. W celu potwierdzenia, że nabywca jest tym podmiotem, którego NIP podał, konieczne będzie jeszcze ustalenie tego faktu na stronach internetowych Krajowego Rejestru Sądowego (dostępnych pod adresem https://ems.ms.gov.pl/krs/wyszukiwaniepodmiotu), bądź Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (dostępnych pod adresem https://prod.ceidg.gov.pl/CEIDG/CEIDG.Public.UI/Search.aspx). Tam też znajdziemy informację o właścicielach firmy lub o osobach upoważnionych do reprezentacji spółki. Dokumenty te podatnik również powinien zachować w swojej dokumentacji. Posiadanie ww. dokumentów lub zapoznanie się z nimi nie oznacza automatycznie, że podatnik będzie miał pewność dotyczącą tożsamości nabywcy. Jeśli bowiem nabywca zgłasza się do sprzedawcy osobiście twierdząc, że reprezentuje określony podmiot, a dodatkowo płatność za towary z załącznika nr 11 ustawy o VAT dokonywana jest gotówkowo, to wyłącznie sprawdzenie kontrahenta we wskazanych wyżej miejscach może okazać się niewystarczające. Nabywca może bowiem podawać się za podmiot zarejestrowany jako podmiot gospodarczy i podatnik VAT czynny, nie będąc nim w rzeczywistości.

Pewność dotyczącą tożsamości podmiotu uzyska się wówczas, gdy podatnik sprawdzi podmiot w ww. rejestrach oraz będzie posiadać upoważnienie np. Jana Kowalskiego do działania w imieniu podmiotu X, którego dane zawarte są w KRS, CEIDG oraz w wyszukiwarce ministerstwa finansów.

Bez powiązania dokumentu upoważniającego nabywcę z dokumentami w ewidencjach podatnik nie będzie miał pewności, że nabywca jest podmiotem za który się podaje. Błąd co do faktu będzie obciążał sprzedawcę, który zapewne zamiast opodatkować transakcję uzna, że nabywca spełnia warunki do zastosowania odwrotnego obciążenia. Jeżeli w konsekwencji nie będzie można ustalić rzeczywistego nabywcy, za którego podawał się odbierający towar, to podatek należny od tej transakcji będzie zobowiązany rozliczyć sprzedawca.

Warto więc zachować szczególną ostrożność przy transakcjach objętych odwrotnym obciążeniem, weryfikować nabywców, a dokumentacje z tych czynności przechowywać do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Oczywiście ww. uwagi związane z weryfikacją będą miały zastosowanie głównie do podmiotów, które nie są stałymi i sprawdzonymi kontrahentami.

Wojciech Zajączkowski