Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w indywidualnej interpretacji z dnia 3 lipca 2013 r. Nr IPTPP4/443-243/13-2/UNR rozstrzygnął o prawidłowości stosowania nazw towarów i usług na paragonach fiskalnych.

Z pytaniem do organu podatkowego zwróciła się Podatniczka, która prowadzi działalność gospodarczą w zakresie handlu materiałami budowlanymi, będąc opodatkowaną na zasadach ogólnych. Sprzedaż dla osób fizycznych prowadzona jest na kasie fiskalnej. Z powodu dużego asortymentu towar jest grupowany wg klasyfikacji czy rodzajów, np. okna, drzwi, zamki, itd., nie podając ich rozmiarów czy innych cech. Na stanie Podatniczka posiada kilkaset pozycji, które się ciągle zmieniają.

Podatniczka zadała pytanie, czy prawidłowo określa nazwy towarów na paragonach wg rodzajów i kategorii?

Zdaniem Podatniczki postępuje prawidłowo i zgodnie z prawem. Przy wielu dostawcach, rodzajach towarów, rozmiarach, opakowaniach jako właściwe jest określanie rodzajowe, gdyż określanie szczegółowe jest przy każdym towarze niemożliwe i w krótkim czasie nie starczy kodów w kasie rejestrującej.

Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi uznał stanowisko Podatniczki za nieprawidłowe. Organ wskazał, iż od dnia 1 kwietnia 2013 r. obowiązują przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r., poz. 363), zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie kas rejestrujących.

Stosownie do § 2 pkt 12 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, przez paragon fiskalny rozumie się wydrukowany przez kasę dla nabywcy w momencie sprzedaży dokument potwierdzający dokonaną transakcję sprzedaży.

Jak wynika z § 8 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, paragon fiskalny zawiera co najmniej nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację.

Paragon fiskalny musi być czytelny i umożliwiać nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej transakcji. Paragon fiskalny może zawierać w miejscu określonym dla nazwy, o której mowa w ust. 1 pkt 6, również opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy (§ 8 ust. 2 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących).

Zatem z przytoczonych przepisów wynika, jakie wymagania musi spełniać paragon fiskalny. Jednym z nich jest wymóg zawarcia na wydruku nazwy towaru lub usługi. Sprzedawca zobowiązany jest więc do wskazania nazwy towaru lub usługi tak, aby możliwe było przyporządkowanie temu towarowi lub usłudze odpowiedniej stawki podatku VAT.

Wprawdzie przepisy prawa podatkowego nie definiują pojęcia „nazwa towaru/usługi” oraz nie określają źródła stosowania tych nazw, jednakże przez nazwę towaru lub usługi należy rozumieć, zgodnie ze „Słownikiem Języka Polskiego” (Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2005) nazwę jednostkową, tj. nazwę mającą tylko jeden desygnat.

Nazwa towaru lub usługi ma spełniać cele, dla jakich podatnik został zobowiązany do ewidencjonowania obrotu. Sprzedawca jest zobowiązany na paragonie opisać każdy towar lub usługę, podać ich nazwę, ale też, nie może być to nazwa bardzo ogólna. Umieszczona na paragonie fiskalnym nazwa towaru lub usługi winna oznaczać nazwę jednostkową sprzedawanego towaru lub usługi, a nie określoną grupę asortymentową sprzedawanego towaru lub usługi, tak aby do każdego towaru możliwe było przyporządkowanie odpowiedniej stawki podatkowej i aby użyta nazwa była, co do istoty, zgodna z będącym przedmiotem obrotu towarem i usługą, a ponadto by powiązanie tej nazwy z ceną pozwoliło na indywidualne określenie sprzedanego towaru lub usługi.

Jak wskazano powyżej, sposób przyporządkowania stawki podatku do nazw towarów i usług określa sam sprzedawca uwzględniając asortyment sprzedawanych towarów i usług. Przy czym nazwa towaru i usługi winna oznaczać nazwę jednostkową sprzedawanego towaru i usługi, zatem podatnik zobowiązany jest do szczegółowego określenia nazw towarów i usług na paragonie fiskalnym w celu ich prawidłowej identyfikacji.

Sposób „jednoznacznego” identyfikowania towarów jest ściśle związany z asortymentem towarów, jakie podatnik oferuje. Jeżeli podatnik dokonuje sprzedaży określonego rodzaju towarów i wszystkie towary z danej kategorii są w jednakowej cenie, podatnik może co do zasady, zaprogramować w kasie nazwę tego towaru zgodnie z nazwą tej kategorii. Jeżeli jednak podatnik sprzedaje różne towary należące do określonego rodzaju towarów, przy czym te towary mają różną cenę, to podatnik powinien, co do zasady, oddzielnie je identyfikować. Sposób prowadzenia jednoznacznej identyfikacji ma zatem ścisły związek z asortymentem towarów oferowanym przez podatnika.

Z art. 111 ust. 3a pkt 2 ustawy o VAT wynika, że to sprzedawca obowiązany jest dołożyć wszelkich starań aby nazwa towaru lub usługi na paragonie była tak skonstruowana, aby można było na jej podstawie dokładnie określić indywidualnie zakupiony towar lub usługę oraz aby umożliwiała ich właściwe przyporządkowanie do stawki podatku. Oznacza to, że podatnik powinien wystawiać paragony zawierające nazwy towarów i usług na tyle szczegółowe, żeby z jednej strony pozwalały one organowi podatkowemu na weryfikację prawidłowego rozliczenia podatku, a z drugiej strony zapewniły konsumentowi możliwość kontroli dokonywanych zakupów. Podatnik powinien zadbać o takie zaprogramowanie kasy rejestrującej, aby konsument otrzymywał paragony z nazwami towarów lub usług, pozwalającymi na ich identyfikację. Przy czym, nie oznacza to, że każdy towar powinien mieć odrębne kodowanie na kasie. Jak wyżej wskazano, można pogrupować towary według kategorii, jeżeli wszystkie towary lub wszystkie usługi z danej kategorii są w jednakowej cenie. Zatem, jeżeli wszystkie towary pod nazwami (z kategorii/rodzaju) np. „okno”, „drzwi”, „zamek”, „wkręt” będą w takiej samej cenie, wówczas taka nazwa tej kategorii/rodzaju towarów będzie dawała możliwość identyfikacji towaru. Natomiast w sytuacji, gdy w danej kategorii/rodzaju towarów będzie występowało zróżnicowanie cen, ze względu na rozmiar m.in. okna, drzwi, zamka czy wkręta, czy inne kryteria, wówczas przesłanka jednoznacznej identyfikacji towaru nie będzie wypełniona.

Końcowo wskazać należy na przepis § 37 rozporządzenia z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r., poz. 363), zgodnie z którym, do dnia 30 września 2013 r. podatnicy mogą prowadzić ewidencję oraz zapewnić spełnienie warunków używania kas zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 111 ust. 9 ustawy obowiązującymi na dzień 31 marca 2013 r.

A zatem, rozporządzenie to jedynie wskazuje, że z upływem 30 września 2013 r. podatnicy będą zobowiązani w pełni realizować przewidziany w przepisie wymóg wskazywania nazwy, która pozwoli na jednoznaczną identyfikację towaru lub usługi. Nie oznacza to jednak, że obecnie akceptowane było prowadzenie ewidencji i stosowanie nazewnictwa bazującego, np. na grupach towarowych w sposób niepozwalający na jednoznaczną identyfikację sprzedawanych towarów lub świadczonych usług.

Oceniając zatem całościowo stanowisko Podatniczki organ podatkowy uznał je za nieprawidłowe.